Облачное хранилище заменяет общую папку на сервере в офисе и пересылку файлов по почте. Файлы доступны с любого устройства, синхронизируются между компьютерами сотрудников, а делиться ими можно ссылкой с ограничением по сроку и паролем. Для бизнеса важнее всего то, что файлы принадлежат компании, а не сотруднику: при увольнении доступ отзывается, а документы остаются.
Корпоративные хранилища отличаются от личных управлением доступами по отделам, журналом действий — кто открыл, скачал, удалил, — историей версий и восстановлением удаленных файлов. Многие позволяют редактировать документы прямо в браузере и разворачиваются на серверах компании. При выборе обратите внимание на то, где физически хранятся данные, какой объем входит в тариф на пользователя и как устроено восстановление при случайном удалении или атаке шифровальщика.
Надежный облачный провайдер обычно защищает данные лучше, чем сервер в офисной подсобке: резервные копии, шифрование, физическая охрана дата-центров. Основные риски на стороне компании — слабые пароли и слишком широкие права доступа. Включите двухфакторную аутентификацию и регулярно проверяйте, кому открыты папки.
Если в файлах есть персональные данные граждан России, по 152-ФЗ их первичная запись и хранение должны быть на территории России. Российские облачные хранилища этому требованию соответствуют. Для прочих документов это вопрос надежности и доступности сервиса.
Частично. Если вирус зашифрует файлы на компьютере, синхронизация загрузит в облако испорченные версии. Спасает история версий: хорошие хранилища позволяют откатить всю папку на момент до атаки. Проверьте, как долго хранятся старые версии в вашем тарифе.
Rocketlist