Сюда входят таск-трекеры, базы знаний, совместные документы и учет рабочего времени — инструменты, которые заменяют переписку в мессенджере понятным списком задач и общим местом для документов.
Ключевая развилка — насколько формален ваш процесс. Если работа идет потоком и задачи короткие, достаточно доски с колонками. Если есть этапы, сроки и отчетность перед заказчиком, понадобятся зависимости между задачами, диаграмма Ганта и учет времени. Базу знаний имеет смысл заводить отдельно от трекера: задачи живут недели, а инструкции и регламенты — годы.
Трекер отвечает на вопрос «что делаем сейчас и кто отвечает», база знаний — «как у нас принято это делать». Задача закрывается и уходит в архив, а инструкция должна оставаться найденной через год. Когда регламенты хранят в задачах, они теряются вместе с закрытыми спринтами.
Единая система удобна тем, что не приходится держать несколько подписок и учить сотрудников нескольким интерфейсам. Но универсальные платформы обычно слабее специализированных в чем-то одном. Разумный подход — посмотреть, какой процесс у вас самый нагруженный, и выбирать сильный инструмент под него, а остальное закрывать тем, что идет в комплекте.
Права доступа и стоимость внешних пользователей. В части сервисов гость считается полноценным пользователем и увеличивает счет, в других есть отдельный бесплатный или дешевый режим для гостей с доступом только к своим проектам. Это заметно меняет итоговую цену на длинной дистанции.
Rocketlist