Сервисы для командировок позволяют бронировать авиа- и железнодорожные билеты, гостиницы и трансферы для сотрудников в одном месте по корпоративным правилам. Сотрудник или ассистент выбирает поездку, система проверяет ее на соответствие тревел-политике — классу билета, лимиту на гостиницу, — отправляет на согласование руководителю и оплачивает с баланса компании.
Главная экономия — не только на ценах, но и на бухгалтерии: вместо авансовых отчетов и сбора чеков компания получает единые закрывающие документы по всем поездкам, а данные можно выгрузить в 1С. Руководитель видит расходы на командировки по отделам и проектам. При выборе проверьте охват перевозчиков и гостиниц, поддержку 24/7 в поездке, настройку тревел-политики и согласований, формат закрывающих документов и то, есть ли сервисный сбор за операцию.
Цены на билеты обычно такие же, а экономия идет на процессах: нет авансовых отчетов, все документы приходят в одном пакете, поездки согласуются по правилам, а расходы видны в отчетах. Плюс круглосуточная поддержка, которая поменяет билет, если рейс отменили.
Правила компании для командировок: класс перелета, допустимая категория гостиницы и лимит цены за ночь, кто согласует поездку. Сервис автоматически проверяет каждое бронирование и показывает нарушения. Это снижает расходы и снимает споры с сотрудниками.
За билеты и гостиницы, оплаченные с баланса компании, — нет: бухгалтерия получает закрывающие документы от сервиса. Авансовый отчет остается только для суточных и расходов, которые сотрудник оплатил сам.
Rocketlist